Giải pháp tìm và bố trí tủ tài liệu tốt nhất cho văn phòng công ty

Tủ tài liệu là một phần của nội thất văn phòng thường được sử dụng để hồ sơ, giấy tờ, biên lai lưu trữ trong các thư mục tập tin. Tủ tài liệu có thể nằm dọc hoặc ngang và một số có thể khóa để giữ an toàn cho các vật dụng của văn phòng.

Tủ tài liệu có rất nhiều loại và kích thước khác nhau, khiến bạn khó tìm được tủ hồ sơ phù hợp nhất với nhu cầu văn phòng của mình. Bài viết chia sẻ cách lựa chọn và bố trí tủ tài liệu tốt nhất cho không gian của công ty, điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến bộ mặt tác phong của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.

Cách tìm tủ tài liệu tốt nhất

Để tìm được một chiếc tủ tài liệu tốt nhất, mọi người nên cân nhắc những hạng mục dưới đây:

1. Kích thước và không gian

Một trong những điều quan trọng cần xem xét khi tìm kiếm một chiếc tủ tài liệu phù hợp, đó là kích thước để chứa tất cả các vật dụng đặt bên trong nó và cả không gian thực để đặt tủ. Lưu ý về kích thước và không gian sẽ giúp bạn quyết định xem nên chọn tủ tài liệu dạng dọc hay dạng ngang và loại nào sẽ phù hợp nhất với nhu cầu công việc. Lời khuyên là nên mua tủ có kích thước lớn hơn một chút so với những dự định cho sự phát triển trong tương lai.

Tủ tài liệu dạng dọc hay còn gọi tủ đứng, tủ thẳng là mẫu tủ cơ bản, có phong cách phổ biến nhất, gia đình, vì chúng là một lựa chọn tiết kiệm không gian tuyệt vời cho những khu vực nhỏ hẹp. Trước tiên phải thực hiện các phép đo lường và không gian đặt chúng đúng cách, để tránh tủ tài liệu trông lạc lõng hoặc thiếu an toàn cho người tiếp cận.

Tủ tài liệu dạng ngang thường phổ biến hơn đối với các văn phòng có khối lượng lớn, đặc biệt là những văn phòng có bề mặt sàn rộng. Tủ bên (ngang) có thể chứa một lượng lớn giấy tờ hơn hầu hết các mô hình, tủ nằm ngang thường thấp hơn mặt đất so với tủ đứng, vì thế khả năng hiển thị và lưu trữ tốt hơn so với kiểu tủ đứng cao hơn.

2. Bảo mật của tủ tài liệu văn phòng

Nếu đang tìm một chiếc tủ tài liệu để đựng những tệp hồ sơ cần được bảo mật thì một chiếc tủ tài liệu có khóa là giải pháp lý tưởng nhất. Khi lựa chọn tủ tài liệu nên cân nhắc xem khả năng lưu trữ bao nhiêu thông tin cá nhân trong tủ từ đó giúp người dùng xác định xem có cần khóa hay không khóa. Ngoài ra tủ tài liệu hiện nay còn có các phiên bản chống cháy để thêm bảo mật cấp độ tiếp theo.

3. Hình thức

Hình thức hay giao diện của tủ tài liệu cũng là một trong những yếu tố quan trọng mà người mua cần lưu tâm. Chất liệu phổ biến gia công cho tủ tài liệu từ kim loại, gỗ hoặc nhựa, có nhiều màu sắc khác. Để tìm được tủ tài liệu tốt nhất thì bạn nên xem xét độ bền và tính thiết thực cũng như trang trí tăng vẻ đẹp thẩm mỹ cho không gian lưu trữ.

Mẹo bố trí tủ tài liệu cho văn phòng lớn và nhỏ

1. Với văn phòng lớn

Trong các văn phòng lớn có nhiều nhân viên, hãy cân nhắc xem bạn cần tủ tài liệu cá nhân cho từng thành viên, các đơn vị dùng chung hay kết hợp cả hai. Quyết định này cũng có thể phụ thuộc vào cách bố trí văn phòng. Mô hình văn phòng mở nên lựa chọn một hoặc hai tủ tài liệu dùng chung dạng ngang.

Nếu chọn tủ tài liệu dùng chung, sử dụng tủ có khóa hoặc dạng tủ locker là biện pháp lý tưởng cho các văn phòng yêu cầu quyền truy cập hàng ngày vào các tệp được lưu trữ, với ngăn kéo sâu hơn có thể được sắp xếp từ sau ra trước để truy cập dễ dàng hơn vào các tài liệu kịp thời nhất.

Hệ thống tài liệu được cất giữ an toàn và bảo mật là ưu tiên cao trong các văn phòng pháp lý, văn phòng y tế và các thông tin tài liệu quan trọng, nhạy cảm. Ổ khóa giúp giữ an toàn cho các tài liệu, có rất nhiều tủ hồ sơ được trang bị các tính năng bảo mật này.

Nếu công ty quy mô lớn có trong tay các bản thiết kế, sơ đồ mặt bằng, tác phẩm nghệ thuật, biểu ngữ hoặc các tệp lớn khác, thì tủ tài liệu dạng ngang là lựa chọn phù hợp. Xếp chồng hai tủ tài liệu lại với nhau để có một mô hình tủ dạng mô-đun lý tưởng.

2. Tủ tài liệu cho văn phòng nhỏ

Các văn phòng nhỏ thường ít nhân viên hơn thì việc lựa chọn tủ tài liệu vô cùng dễ dàng, sử dụng một hoặc hai tủ tài liệu là có thể giải quyết vấn đề lưu trữ phát sinh. Một chiếc tủ tài liệu có kết cấu bốn hoặc năm ngăn kéo hoặc một tủ tài liệu treo tường vừa tiết kiệm không gian, vừa lưu trữ tiện dụng.

Đối với văn phòng có diện tích sàn hạn chế, thì nên chọn các hộc di động trang bị dưới bàn làm việc cá nhân, hộc có bánh xe dễ di chuyển linh hoạt và bố trí tùy ý – đây có thể là một lựa chọn tốt. Tủ hồ sơ thẳng đứng giúp tiết kiệm diện tích tường, tuy nhiên ngăn kéo của chúng rất sâu và cần có đủ không gian để mở hết.

Nếu văn phòng nhỏ yêu cầu lưu trữ không chỉ là tài liệu giấy, hãy sáng tạo với việc sử dụng tủ bằng cách tận dụng không gian lưu trữ an toàn cho những hộc di động cất giữ, bảo quản đồ dùng văn phòng hoặc vật dụng cá nhân gọn gàng. Một chiếc tủ tài liệu dạng ngang có thể mang lại sự sắp xếp dễ dàng hơn so với các ngăn kéo sâu của tủ hồ sơ thẳng đứng.

>>> Tham khảo thêm:

• Các yếu tố cần được xem xét trước khi chọn tủ hồ sơ văn phòng
• Ấn tượng với các mẫu tủ hồ sơ gỗ công nghiệp đẹp